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Se você é dono(a) de uma pequena ou média empresa, já deve ter se perguntado: Será que estou indo bem? Onde posso melhorar? Vale a pena continuar investindo nisso ou naquilo? Essas respostas não podem vir apenas de “achismos” e é justamente aí que entram os KPIs.

KPIs (Key Performance Indicators), ou Indicadores-Chave de Desempenho, são métricas que ajudam a medir se o seu negócio está no caminho certo para atingir certos objetivos. Eles podem (e devem!) ser aplicados a todos os setores da empresa: marketing, financeiro, vendas, atendimento/operações. Veja alguns exemplos de KPIs importantes que trabalhamos com nossos clientes na Track BPO:

🔸 CAC (Custo de Aquisição de Cliente): quanto você gasta em média para conquistar um novo cliente. Ajuda a avaliar se o investimento em marketing está sendo eficiente.

🔸 Ponto de Equilíbrio: mostra o faturamento mínimo necessário para cobrir todos os custos. A partir dessa faixa de faturamento, seu negócio começa a dar lucro.

🔸 Ticket Médio: é quanto cada cliente gasta, em média, no seu negócio. Com esse número em mãos, é possível traçar e acompanhar a evolução de estratégias para vender mais para quem já compra de você.

🔸 Nível de Satisfação do Cliente: mede a percepção dos clientes sobre seu atendimento, serviços e produtos. Clientes satisfeitos tendem a voltar, indicar e gastar mais.

Esses são apenas alguns exemplos. O importante é entender que KPIs não são apenas “números em relatórios”, na realidade eles funcionam como bússolas. Empresas que não utilizam KPIs na gestão podem estar operando no escuro, tomando decisões baseadas apenas na intuição e sendo surpreendidas por problemas que já estavam acontecendo há algum tempo sem que ninguém percebesse.

Na Track BPO, além de organizarmos toda a movimentação financeira (fazemos o seu contas a pagar e a receber), geramos mensalmente um fechamento completo de resultados. A base desse fechamento é a DRE gerencial, uma ferramenta essencial para entender a performance e a lucratividade mês a mês. Mas vamos além disso: em conjunto com o cliente, definimos KPIs estratégicos para acompanhar junto com a DRE. São eles que mostram onde o negócio está indo bem, onde precisa melhorar e onde há oportunidades de crescimento.

💡 Chega de tomar decisões no escuro. Com dados certos, você ganha clareza, confiança e resultados. Na Track BPO, transformamos os números do seu negócio em decisões estratégicas.

📊 Fale com a gente e descubra como a sua empresa pode crescer com mais controle e menos adivinhação.

Você já olhou para o saldo da conta da empresa, viu um valor positivo e pensou:

“Acho que dá para retirar esse dinheiro.”

É compreensível. No dia a dia, ver dinheiro entrando como fruto das vendas causa a sensação de que está tudo bem, mas cuidado: essa percepção pode ser perigosa. A verdade é que nem todo dinheiro que entra no caixa é lucro.

Muitos empresários acabam padecendo da ilusão de caixa, acreditando que o saldo bancário é o retrato fiel da saúde financeira da empresa.

Mas o que está ali, muitas vezes, ainda precisa “sair” para pagar contas já assumidas.

Vamos supor:

Você recebeu R$ 3.000,00 pelas vendas feitas em um determinado período. Esse valor caiu na conta, mas, antes de considerar qualquer retirada, é preciso subtrair:

• CMV (custo da mercadoria vendida)

• Impostos sobre as vendas

• Taxas de cartão

• Comissões (caso elas existam)

• E, após deduzir todos esses custos variáveis, ainda tem que ter em mente que aquilo que “sobra” pode ser necessário para cobrir os gastos fixos da operação, como salários, aluguel, contas de consumo, pagamento de contador, sistemas…

E aí vem o ponto crucial:

Será que, depois de tudo isso, realmente sobrou dinheiro?

Será que esse saldo aparente está ou não comprometido com contas que vencem nos próximos dias?

Uma ferramenta simples (mas poderosa) que pode auxiliar na hora de responder essa questão é o acompanho frequente do fluxo de caixa.

Com ele em mãos, você consegue enxergar:

✔️ Tudo que tem a pagar nos próximos dias

✔️ Tudo que tem a receber (se houver)

✔️ E se o caixa atual será suficiente para honrar esses compromissos, independentemente de novas vendas.

Se a resposta for afirmativa, aí sim você pode considerar retirar o excedente, seja como distribuição de lucros ou até mesmo como um complemento do seu pró-labore.

Aqui na Track, esse tipo de controle é feito diariamente.

Como BPO Financeiro especializado em atender pequenas e médias empresas, acompanhamos de perto o caixa dos nossos clientes, o que ajuda o empreendedor a tomar decisões com base em fatos, e não em achismos.

Evitar a ilusão de caixa é um passo importante rumo à maturidade financeira do seu negócio. E o melhor: você pode fazer isso sem deixar de olhar com carinho para o seu próprio bolso, só precisa fazer do jeito certo.

Se você quer ter mais clareza sobre o que entra, o que sai e o que realmente sobra no fim do mês, a gente pode conversar.

Seu negócio merece esse cuidado. E você também.

A gente sabe que esse é um tema delicado. E, no dia a dia corrido da operação (entre atender cliente, comprar insumos, resolver imprevistos e ainda cuidar da parte financeira), parece mais fácil deixar todas as contas no mesmo “bolo” e, depois, fazer de cabeça uma separação que faça algum sentido.

Mas a verdade é que, quando não existe uma separação clara entre pessoa física e pessoa jurídica, torna-se bastante difícil entender a real performance da empresa.

💡 Já vimos casos em que o dono achava que o negócio estava dando prejuízo.

Mas, na prática, operacionalmente falando, a empresa se pagava, o que estava acontecendo na realidade era a mistura constante de despesas pessoais com o caixa da empresa: escola das crianças, cartão de crédito pessoal, convênio médico, tudo pago pela conta da pessoa jurídica.

Isso não é incomum e não deve ser motivo de culpa. A grande verdade é que empreender não depende apenas de boa vontade, mas também de algum conhecimento técnico. A boa notícia é que com um pouco de organização é totalmente possível virar esse jogo.

📌 Um bom começo é definir um pró-labore mensal, ou seja, uma espécie de “salário fixo” para o sócio. Algo planejado, que caiba dentro do orçamento da empresa e que ajude o dono a viver sem depender de retiradas aleatórias.

Fazendo isso, você passa a enxergar com mais clareza:

✔️ Se o negócio está gerando lucro ou não (ou, ao menos, gerando resultado operacional positivo)

✔️ Qual é a margem real da operação

✔️ Onde estão os gargalos e excessos

E principalmente:

📊 Você passa a tomar decisões com uma espécie de “mapa” que aponta para a direção certa.

Aqui na Track, a gente entende bem essa realidade. Nosso trabalho como BPO financeiro especializado em pequenas e médias organizações consiste justamente em ajudar empresas como a sua a ganharem mais controle, mais clareza e, consequentemente, mais tranquilidade quando o assunto são as finanças.

E cuidar dessa separação entre as pessoas física e jurídica faz parte disso.

Com uma rotina tocada diariamente por um BPO financeiro profissional, fica muito mais fácil enxergar os números com precisão e, com isso, tomar decisões melhores.

💬 Se esse assunto fez sentido para você, a gente pode conversar. 😉

Se você é dono de uma pequena ou média empresa já deve ter se perguntado: qual é a diferença entre custos e despesas? E o que são gastos fixos e variáveis?

Entender esses conceitos não é só uma questão técnica, mas sim um ponto essencial para a saúde financeira da sua empresa. Afinal, uma boa gestão começa quando você sabe exatamente para onde seu dinheiro está indo e como cada tipo de gasto impacta os seus resultados.

Vamos te explicar de forma clara e prática.

Custos fixos

Custos são todos os gastos diretamente ligados à atividade principal do seu negócio, ou seja, àquilo que gera receita. Quando falamos em custos fixos, estamos nos referindo aos custos que não variam com a produção de bens ou execução de serviços. Ou seja, você vai paga-los mesmo que não atenda qualquer cliente.

Alguns exemplos de custos fixos:

• Remuneração fixa paga a profissionais que executam serviços ou trabalham diretamente na produção de bens;

• Manutenção preventiva de equipamentos ligados diretamente à atividade principal;

• Assinaturas de programas específicos relacionados à atividade principal (pensando em um pet shop, um bom exemplo seria o sistema de agendamentos de banho e tosa, por exemplo).

Custos variáveis

Custos variáveis são aqueles que oscilam de acordo com a produção de bens e execução de serviços Ou seja, quanto mais você produz ou vende, maior será esse custo. E, se vender ou produzir menos, ele diminui proporcionalmente.

Por serem proporcionais, faz muito sentido analisar esses custos em termos percentuais, especialmente em relação à receita líquida.

Exemplos de custos variáveis:

• Compra de produtos para revenda;

• Itens ligados diretamente à prestação serviços;

• Comissão de profissionais que executam serviços (a parcela variável, paga de acordo com quantidade de serviços executados).

Despesas fixas

Despesas são todos os gastos que não estão diretamente ligados à atividade principal, mas que são essenciais para o funcionamento da empresa. Elas representam o suporte para que a operação aconteça.

As despesas fixas são aquelas que não mudam significativamente em relação à produção e à prestação de serviços.

Exemplos de despesas fixas:

• Salários do pessoal administrativo;

• Contas de consumo (principalmente aquelas não ligadas aos espaços de produção de bens ou prestação de serviços);

• Serviços de consultoria ou assessoria em áreas como marketing, finanças e contabilidade.

Despesas variáveis

Por fim, temos as despesas variáveis, que aumentam ou diminuem conforme o volume produzido ou os serviços prestados. Apesar de serem menos comuns do que os custos variáveis, elas existem em muitos negócios. Aqui, também faz sentido analisá-las em termos percentuais.

Exemplos de despesas variáveis:

• Taxas de meios de pagamento (vendas feitas via débito ou crédito);

• Taxas pagas a marketplaces (Mercado Livre ou iFood, por exemplo).

Por que entender tudo isso é tão importante?

Saber diferenciar custos de despesas e entender quais são fixos e variáveis permite ter uma visão clara da estrutura financeira do seu negócio. Isso pode ajudar a:

• Precificar seus produtos e serviços de forma correta;

• Entender qual é seu ponto de equilíbrio (quanto você precisa faturar para começar a ter lucro);

• Avaliar quais gastos são realmente proporcionais às vendas e quais vão existir independentemente do seu faturamento;

• Tomar decisões mais assertivas para reduzir custos, melhorar margem e aumentar a lucratividade.

A Track BPO te ajuda a ter clareza sobre tudo isso!

Aqui na Track, além de executarmos toda a rotina financeira do seu negócio, como contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária, também elaboramos, mensalmente, um relatório gerencial que te mostrará toda a sua estrutura de receitas, custos e despesas.

Esse relatório traz uma visão clara da performance financeira da sua pequena e média empresa, para que você tome decisões baseadas em dados, e não em achismos.

Quer entender como isso funciona na prática? Fale com a gente!

Essa é uma pergunta simples, mas que pouquíssimos donos de pequenas e médias empresas sabem responder com clareza.

E isso é normal. Afinal, ninguém vira empresário porque sonha em controlar planilhas, fazer contas ou analisar indicadores de performance. A maior parte empreende porque tem alguma afinidade com o segmento escolhido e busca transformar a comunidade de um modo geral.

Só que tem um detalhe importante: se a empresa não é financeiramente saudável, esse sonho vira um problema. E tudo começa pelo entendimento de um conceito básico, mas essencial: todo negócio tem um custo pelo simples fato de existir. Isso significa que, no 1º dia de cada mês, ao abrir a porta da sua empresa, o seu negócio já começa devendo.

Você pode não enxergar dessa forma, mas a verdade é que existem gastos que acontecem independentemente do volume de vendas.

E quais são esses gastos?

Estamos falando de:

• Aluguel;

• IPTU;

• Salários fixos dos colaboradores;

• Contabilidade;

• Assinaturas de sistemas, softwares, plataformas de agendamento ou gestão;

• Internet, telefone, luz, água;

• Custos administrativos diversos.

Tudo isso você precisa pagar, vendendo ou não.

💡 E aí vem o primeiro grande erro: muitos donos olham para o faturamento como se tudo aquilo que entra fosse dinheiro disponível para pagar as contas. Só que não é bem assim. Cada venda que você faz, seja de um produto na loja ou a prestação de um serviço, não contribui integralmente para pagar as contas do negócio. Primeiro, você precisa abater do valor faturado tudo aquilo que são gastos variáveis, ou seja, custos e despesas que só existem quando uma venda acontece.

Custos e Despesas Variáveis

São exemplos de custos e despesas variáveis:

👉 O próprio custo da mercadoria vendida (CMV);
👉 Impostos;
👉 Taxas de cartão de crédito e débito;
👉 Comissões sobre vendas (se houver).

Só o que sobra dessa conta é que vai contribuir para pagar aqueles gastos que mencionamos no início, que existem todos os meses, faça chuva ou faça sol, venda você muito ou pouco. É aqui que entra um conceito que todo dono de negócio precisa conhecer, entender e acompanhar: o ponto de equilíbrio.

O ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio é o valor de faturamento mínimo que você precisa ter para:

✔️ Cobrir todos os custos e despesas variáveis das vendas (impostos, taxas, CMV, comissões);
✔️ E pagar todos os seus custos e despesas fixas (aluguel, salários, contador, luz, internet, etc.).

Se você fatura abaixo do ponto de equilíbrio, você está no prejuízo. Se você fatura exatamente no ponto de equilíbrio, você trabalhou, pagou todas as suas obrigações, mas empatou no zero a zero. Se você fatura acima do ponto de equilíbrio, parabéns: aí sim seu negócio começou a gerar lucro real.

💰 Saber qual é o seu ponto de equilíbrio muda completamente sua relação com o negócio. Você para de trabalhar no escuro. Você passa a entender se está vendendo o suficiente, se precisa melhorar a margem, se precisa reduzir custos ou despesas e até mesmo se está precificando corretamente.

Aqui na Track BPO, nós ajudamos negócios como o seu a ter essa clareza. Todos os meses, além de fazer as rotinas financeiras (contas a pagar e a receber), acompanhamos de perto a operação dos nossos clientes e entregamos um relatório gerencial que mostra exatamente como está a performance da empresa, inclusive com o cálculo do ponto de equilíbrio, que permite que você saiba com exatidão:

✔️ Qual é o mínimo que precisa faturar pra não sair no prejuízo;
✔️ E quanto está de fato sobrando, ou faltando, no seu caixa.

Se você nunca parou para pensar nisso, talvez esse seja o momento.

Se fizer sentido, a gente pode conversar.

Se eu te perguntasse agora: “quanto custa, de verdade, manter seu negócio funcionando todo mês?”, você saberia me responder?

A maioria dos empreendedores até tem uma noção, mas a verdade é que, na prática, essa noção muitas vezes é vaga, baseada na memória ou no sentimento, e não em dados organizados e claros.

💡 O curioso é que quase sempre surge alguma surpresa quando colocamos essas informações na estrutura de um DRE Gerencial, especialmente quando o plano de contas foi construído sob medida para a realidade da sua empresa.

Você começa a pensar coisas como:

✔️ “Nossa, eu não imaginava que estava gastando tanto com taxas de cartão e mercadoria.”

✔️ “Não percebia que aluguel e folha de pagamento, juntas, comiam tanto do meu faturamento.”

Tudo isso fica muito claro quando aplicamos a análise vertical, que mostra o peso percentual de cada custo ou despesa em relação à receita líquida.

E os insights não param por aí. Ao fazer esse DRE todos os meses, começamos a construir um histórico da performance da empresa. E aí entra a análise horizontal: comparar o resultado deste mês com o mês anterior, ou com o mesmo mês do ano passado, gera insights poderosos para entender tendências, sazonalidades e evolução dos custos e das margens.

🔍 E tem mais: quando incluímos na estrutura do DRE o conceito de Margem de Contribuição, ganhamos uma ferramenta essencial para:

• Avaliar a viabilidade de produtos e serviços;

• Fazer uma precificação correta;

• Descobrir o ponto de equilíbrio da empresa, ou seja, o quanto é preciso vender para começar a gerar lucro.

É exatamente isso que fazemos na Track BPO: somos um BPO Financeiro especializado em pequenas em médias empresas. Ao longo do mês, cuidamos de todo o seu financeiro, fazemos os lançamentos, conciliamos, categorizamos e organizamos os dados. E, no fechamento, entregamos um relatório de performance financeira, que na prática é um DRE Gerencial estruturado com Margem de Contribuição.

📊Mas não se preocupe: não entregamos relatórios frios e difíceis de entender. Tudo é feito de forma clara, visual e didática e apresentado mensalmente em reuniões objetivas, com o intuito de realmente discutir qual foi o resultado da empresa e quais são as possíveis formas de melhorá-lo.

Se você quer parar de dirigir no escuro e começar a conduzir seu negócio, seja ele pequeno ou médio, com base em dados reais, fale com a Track.

Seu negócio merece uma gestão financeira tão profissional quanto o cuidado que você dedica aos seus clientes.