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Aqui você encontra dicas e reflexões sobre finanças, gestão e os desafios enfrentados pelo pequeno e médio empreendedor. Tudo com uma linguagem simples, direta e aplicável à sua rotina. Escrevemos para quem vive a realidade da gestão, com conteúdo útil e objetivo.
BPO Financeiro: mais que organização, uma solução econômica
Administrar uma empresa envolve tomar várias decisões todos os dias e, entre elas, as decisões ligadas à gestão financeira costumam ser uma das mais delicadas. Pequenas e médias empresas, em especial, enfrentam dificuldades para manter processos financeiros bem estruturados e isso muitas vezes compromete a saúde do negócio. É nesse contexto que o BPO Financeiro surge como uma ferramenta estratégica: ele organiza a rotina, traz clareza sobre os números e, por conta disso, reduz riscos.
Na Track BPO, assumimos com profissionalismo a execução de todas as rotinas financeiras operacionais para que o empresário possa se dedicar a outros assuntos, inclusive às vendas e ao crescimento do negócio. Veja alguns exemplos do que fazemos:
Agendamento de pagamentos em banco: agendamos todos os pagamentos no internet banking, cabendo ao cliente apenas aprová-los. Nossa equipe verifica se o pagamento é realmente devido, se há nota fiscal (e, em caso negativo, entende o motivo), além de checar dados bancários do recebedor. O cliente pode ficar tranquilo: nosso usuário não tem permissão para aprovar pagamentos.
Emissão e envio de boletos e de notas fiscais: cuidamos para que boletos e notas sejam emitidos de forma correta, respeitando valores, prazos, parcelamentos e preenchendo todos os campos de acordo com as diretrizes fiscais. Também garantimos que eventuais retenções obrigatórias na nota sejam feitas.
Conciliação bancária: realizamos a conciliação de todas as movimentações financeiras, incluindo as vendas por cartão. Assim, asseguramos que os controles internos reflitam exatamente os extratos bancários, evitando duplicidades, pagamentos e recebimentos com valores incorretos ou movimentações indevidas.
As atividades financeiras, se bem executadas, podem gerar vantagem competitiva para qualquer empresa. Afinal, só de ter as contas organizadas, pagamentos em dia e recebimentos devidamente controlados, o empresário ganha tempo, tranquilidade e evita prejuízos. Mas na Track vamos além: mensalmente, ao apurarmos os pagamentos e os recebimentos, produzimos um relatório mensal de lucratividade (uma espécie de DRE gerencial por regime de caixa), que mostra de forma clara a dinâmica entre receitas, custos e despesas. O cliente pode apenas receber o relatório ou, se preferir, agendar uma reunião rápida para analisá-lo junto com um especialista financeiro da Track. É nessa análise que geralmente surgem oportunidades de reduzir custos, aumentar eficiência e ampliar a lucratividade, sem perder a eficiência operacional.
Importante dizer que toda essa estrutura pode custar menos do que contratar um funcionário CLT para a área financeira. Isso porque o custo real de um colaborador vai muito além do salário. Sobre o valor pago em carteira, geralmente incidem mensalmente: INSS, FGTS, 1/12 correspondente ao 13º salário, 1/12/3 relativo ao terço constitucional de férias, além de INSS e FGTS também sobre o 13º e as férias, sem falar no vale-transporte obrigatório. Dependendo da convenção coletiva e dos benefícios negociados no momento da contratação, podem ainda ser incluídos mais custos, como vale-refeição e convênio médico.
Na prática, um funcionário em regime CLT pode custar até 70% a mais para a empresa do que o salário que consta em carteira, quando somados todos esses encargos e benefícios. E isso sem considerar o tempo de treinamento, supervisão e possíveis riscos trabalhistas, com altas rescisões e ações na justiça do trabalho.
Com a Track, o empresário elimina essa complexidade, tem à disposição uma equipe especializada, processos bem definidos e relatórios estratégicos, podendo pagar menos do que custaria manter, por exemplo, um analista financeiro.
O BPO Financeiro não é apenas um apoio administrativo: é um aliado estratégico que organiza o dia a dia, reduz riscos e entrega informações valiosas para tomada de decisão. Com a Track BPO, o empresário conquista eficiência, clareza e economia, transformando a gestão financeira em verdadeira ferramenta de vantagem competitiva.
BPO como Ferramenta de Vantagem Competitiva
Quando falamos em BPO Financeiro, muitas empresas ainda associam o termo apenas à terceirização de tarefas operacionais, como agendar pagamentos, emitir e enviar boletos e notas fiscais ou conciliar recebimentos. De fato, essa é a base do serviço: garantir que as rotinas de contas a pagar e a receber sejam executadas com organização, pontualidade e profissionalismo.
Isso, por si só, já faz uma diferença enorme. No Brasil, a realidade da maioria das pequenas e médias empresas ainda é marcada pela falta de processos financeiros bem estruturados. É comum encontrar PMEs que deixam para pagar as contas de última hora, não controlam entradas e saídas de forma sistemática e, por consequência, não têm clareza sobre a real situação do negócio. Nesse cenário, apenas organizar e executar as atividades de pagamentos e recebimentos de forma confiável já significa dar um salto de maturidade em gestão.
Mas a Track BPO acredita que é possível ir além disso. Não basta apenas “colocar ordem na casa”: é preciso transformar a área financeira em uma fonte de inteligência estratégica. Por isso, além de cuidar de todas as rotinas operacionais, a Track produz um relatório mensal de lucratividade, construído a partir de um modelo de DRE Gerencial pelo regime de caixa. Esse relatório mostra, de maneira clara e objetiva, como estão distribuídas e qual é a dinâmica das receitas, custos e despesas do negócio ao longo do mês. Na prática, o empresário passa a ter uma visão que muitas vezes só grandes empresas possuem: um raio-x financeiro atualizado e confiável, que serve de base para decisões melhores.
E mais: o cliente pode optar por receber o documento e analisá-lo por conta própria, ou então marcar uma breve reunião mensal com a equipe da Track para discutir os resultados. Essa conversa, geralmente rápida e objetiva, é um momento valioso para identificar tendências, entender a estrutura de receitas e gastos e buscar oportunidades de melhoria. Muitas vezes, é nesse espaço de análise que surgem ideias para aumentar receitas, reduzir desperdícios e ajustar despesas, sem perder a eficiência operacional.
Assim, o BPO deixa de ser apenas um apoio administrativo e passa a se tornar um parceiro estratégico de gestão. O empresário ganha tempo, reduz o risco de errar, e ainda, junto a um especialista da Track BPO, pode ter insights que permitam enxergar o negócio sob outra perspectiva. Em um ambiente cada vez mais competitivo, onde cada detalhe faz diferença, contar com uma estrutura financeira organizada e com relatórios estratégicos pode ser o divisor de águas entre empresas que apenas sobrevivem e aquelas que conseguem crescer de forma consistente. No fim das contas, o que a Track BPO oferece não é apenas execução de processos. É clareza, segurança e estratégia para que o empresário tome decisões com mais confiança e conduza seu negócio rumo a melhores resultados.
E você pode ter acesso a todos esses benefícios por um custo menor do que um analista financeiro em regime CLT: ter acesso a uma equipe especializada, processos profissionais e relatórios estratégicos pagando menos do que pagaria para manter um único colaborador fixo na empresa sempre é uma boa ideia. Venha falar com a gente, com certeza poderemos te ajudar.
Você sabe o que são KPIs e por que eles são tão importantes para a gestão do seu negócio?
Se você é dono(a) de uma pequena ou média empresa, já deve ter se perguntado: Será que estou indo bem? Onde posso melhorar? Vale a pena continuar investindo nisso ou naquilo? Essas respostas não podem vir apenas de “achismos” e é justamente aí que entram os KPIs.
KPIs (Key Performance Indicators), ou Indicadores-Chave de Desempenho, são métricas que ajudam a medir se o seu negócio está no caminho certo para atingir certos objetivos. Eles podem (e devem!) ser aplicados a todos os setores da empresa: marketing, financeiro, vendas, atendimento/operações. Veja alguns exemplos de KPIs importantes que trabalhamos com nossos clientes na Track BPO:
🔸 CAC (Custo de Aquisição de Cliente): quanto você gasta em média para conquistar um novo cliente. Ajuda a avaliar se o investimento em marketing está sendo eficiente.
🔸 Ponto de Equilíbrio: mostra o faturamento mínimo necessário para cobrir todos os custos. A partir dessa faixa de faturamento, seu negócio começa a dar lucro.
🔸 Ticket Médio: é quanto cada cliente gasta, em média, no seu negócio. Com esse número em mãos, é possível traçar e acompanhar a evolução de estratégias para vender mais para quem já compra de você.
🔸 Nível de Satisfação do Cliente: mede a percepção dos clientes sobre seu atendimento, serviços e produtos. Clientes satisfeitos tendem a voltar, indicar e gastar mais.
Esses são apenas alguns exemplos. O importante é entender que KPIs não são apenas “números em relatórios”, na realidade eles funcionam como bússolas. Empresas que não utilizam KPIs na gestão podem estar operando no escuro, tomando decisões baseadas apenas na intuição e sendo surpreendidas por problemas que já estavam acontecendo há algum tempo sem que ninguém percebesse.
Na Track BPO, além de organizarmos toda a movimentação financeira (fazemos o seu contas a pagar e a receber), geramos mensalmente um fechamento completo de resultados. A base desse fechamento é a DRE gerencial, uma ferramenta essencial para entender a performance e a lucratividade mês a mês. Mas vamos além disso: em conjunto com o cliente, definimos KPIs estratégicos para acompanhar junto com a DRE. São eles que mostram onde o negócio está indo bem, onde precisa melhorar e onde há oportunidades de crescimento.
💡 Chega de tomar decisões no escuro. Com dados certos, você ganha clareza, confiança e resultados. Na Track BPO, transformamos os números do seu negócio em decisões estratégicas.
📊 Fale com a gente e descubra como a sua empresa pode crescer com mais controle e menos adivinhação.
Aquele “dinheiro que entrou” nem sempre é lucro: cuidado com a ilusão de caixa.
Você já olhou para o saldo da conta da empresa, viu um valor positivo e pensou:
“Acho que dá para retirar esse dinheiro.”
É compreensível. No dia a dia, ver dinheiro entrando como fruto das vendas causa a sensação de que está tudo bem, mas cuidado: essa percepção pode ser perigosa. A verdade é que nem todo dinheiro que entra no caixa é lucro.
Muitos empresários acabam padecendo da ilusão de caixa, acreditando que o saldo bancário é o retrato fiel da saúde financeira da empresa.
Mas o que está ali, muitas vezes, ainda precisa “sair” para pagar contas já assumidas.
Vamos supor:
Você recebeu R$ 3.000,00 pelas vendas feitas em um determinado período. Esse valor caiu na conta, mas, antes de considerar qualquer retirada, é preciso subtrair:
CMV (custo da mercadoria vendida)
Impostos sobre as vendas
Taxas de cartão
Comissões (caso elas existam)
E, após deduzir todos esses custos variáveis, ainda tem que ter em mente que aquilo que “sobra” pode ser necessário para cobrir os gastos fixos da operação, como salários, aluguel, contas de consumo, pagamento de contador, sistemas…
E aí vem o ponto crucial:
Será que, depois de tudo isso, realmente sobrou dinheiro?
Será que esse saldo aparente está ou não comprometido com contas que vencem nos próximos dias?
Uma ferramenta simples (mas poderosa) que pode auxiliar na hora de responder essa questão é o acompanho frequente do fluxo de caixa.
Com ele em mãos, você consegue enxergar:
✔️ Tudo que tem a pagar nos próximos dias
✔️ Tudo que tem a receber (se houver)
✔️ E se o caixa atual será suficiente para honrar esses compromissos, independentemente de novas vendas.
Se a resposta for afirmativa, aí sim você pode considerar retirar o excedente, seja como distribuição de lucros ou até mesmo como um complemento do seu pró-labore.
Aqui na Track, esse tipo de controle é feito diariamente.
Como BPO Financeiro especializado em atender pequenas e médias empresas, acompanhamos de perto o caixa dos nossos clientes, o que ajuda o empreendedor a tomar decisões com base em fatos, e não em achismos.
Evitar a ilusão de caixa é um passo importante rumo à maturidade financeira do seu negócio. E o melhor: você pode fazer isso sem deixar de olhar com carinho para o seu próprio bolso, só precisa fazer do jeito certo.
Se você quer ter mais clareza sobre o que entra, o que sai e o que realmente sobra no fim do mês, a gente pode conversar.
Seu negócio merece esse cuidado. E você também.
Misturar dinheiro pessoal e da empresa pode estar distorcendo a realidade do seu negócio.
A gente sabe que esse é um tema delicado. E, no dia a dia corrido da operação (entre atender cliente, comprar insumos, resolver imprevistos e ainda cuidar da parte financeira), parece mais fácil deixar todas as contas no mesmo “bolo” e, depois, fazer de cabeça uma separação que faça algum sentido.
Mas a verdade é que, quando não existe uma separação clara entre pessoa física e pessoa jurídica, torna-se bastante difícil entender a real performance da empresa.
💡 Já vimos casos em que o dono achava que o negócio estava dando prejuízo.
Mas, na prática, operacionalmente falando, a empresa se pagava, o que estava acontecendo na realidade era a mistura constante de despesas pessoais com o caixa da empresa: escola das crianças, cartão de crédito pessoal, convênio médico, tudo pago pela conta da pessoa jurídica.
Isso não é incomum e não deve ser motivo de culpa. A grande verdade é que empreender não depende apenas de boa vontade, mas também de algum conhecimento técnico. A boa notícia é que com um pouco de organização é totalmente possível virar esse jogo.
📌 Um bom começo é definir um pró-labore mensal, ou seja, uma espécie de “salário fixo” para o sócio. Algo planejado, que caiba dentro do orçamento da empresa e que ajude o dono a viver sem depender de retiradas aleatórias.
Fazendo isso, você passa a enxergar com mais clareza:
✔️ Se o negócio está gerando lucro ou não (ou, ao menos, gerando resultado operacional positivo)
✔️ Qual é a margem real da operação
✔️ Onde estão os gargalos e excessos
E principalmente:
📊 Você passa a tomar decisões com uma espécie de “mapa” que aponta para a direção certa.
Aqui na Track, a gente entende bem essa realidade. Nosso trabalho como BPO financeiro especializado em pequenas e médias organizações consiste justamente em ajudar empresas como a sua a ganharem mais controle, mais clareza e, consequentemente, mais tranquilidade quando o assunto são as finanças.
E cuidar dessa separação entre as pessoas física e jurídica faz parte disso.
Com uma rotina tocada diariamente por um BPO financeiro profissional, fica muito mais fácil enxergar os números com precisão e, com isso, tomar decisões melhores.
💬 Se esse assunto fez sentido para você, a gente pode conversar. 😉
A diferença entre custos e despesas, fixos e variáveis
Se você é dono de uma pequena ou média empresa já deve ter se perguntado: qual é a diferença entre custos e despesas? E o que são gastos fixos e variáveis?
Entender esses conceitos não é só uma questão técnica, mas sim um ponto essencial para a saúde financeira da sua empresa. Afinal, uma boa gestão começa quando você sabe exatamente para onde seu dinheiro está indo e como cada tipo de gasto impacta os seus resultados.
Vamos te explicar de forma clara e prática.
Custos fixos
Custos são todos os gastos diretamente ligados à atividade principal do seu negócio, ou seja, àquilo que gera receita. Quando falamos em custos fixos, estamos nos referindo aos custos que não variam com a produção de bens ou execução de serviços. Ou seja, você vai paga-los mesmo que não atenda qualquer cliente.
Alguns exemplos de custos fixos:
Remuneração fixa paga a profissionais que executam serviços ou trabalham diretamente na produção de bens;
Manutenção preventiva de equipamentos ligados diretamente à atividade principal;
Assinaturas de programas específicos relacionados à atividade principal (pensando em um pet shop, um bom exemplo seria o sistema de agendamentos de banho e tosa, por exemplo).
Custos variáveis
Custos variáveis são aqueles que oscilam de acordo com a produção de bens e execução de serviços Ou seja, quanto mais você produz ou vende, maior será esse custo. E, se vender ou produzir menos, ele diminui proporcionalmente.
Por serem proporcionais, faz muito sentido analisar esses custos em termos percentuais, especialmente em relação à receita líquida.
Exemplos de custos variáveis:
Compra de produtos para revenda;
Itens ligados diretamente à prestação serviços;
Comissão de profissionais que executam serviços (a parcela variável, paga de acordo com quantidade de serviços executados).
Despesas fixas
Despesas são todos os gastos que não estão diretamente ligados à atividade principal, mas que são essenciais para o funcionamento da empresa. Elas representam o suporte para que a operação aconteça.
As despesas fixas são aquelas que não mudam significativamente em relação à produção e à prestação de serviços.
Exemplos de despesas fixas:
Salários do pessoal administrativo;
Contas de consumo (principalmente aquelas não ligadas aos espaços de produção de bens ou prestação de serviços);
Serviços de consultoria ou assessoria em áreas como marketing, finanças e contabilidade.
Despesas variáveis
Por fim, temos as despesas variáveis, que aumentam ou diminuem conforme o volume produzido ou os serviços prestados. Apesar de serem menos comuns do que os custos variáveis, elas existem em muitos negócios. Aqui, também faz sentido analisá-las em termos percentuais.
Exemplos de despesas variáveis:
Taxas de meios de pagamento (vendas feitas via débito ou crédito);
Taxas pagas a marketplaces (Mercado Livre ou iFood, por exemplo).
Por que entender tudo isso é tão importante?
Saber diferenciar custos de despesas e entender quais são fixos e variáveis permite ter uma visão clara da estrutura financeira do seu negócio. Isso pode ajudar a:
Precificar seus produtos e serviços de forma correta;
Entender qual é seu ponto de equilíbrio (quanto você precisa faturar para começar a ter lucro);
Avaliar quais gastos são realmente proporcionais às vendas e quais vão existir independentemente do seu faturamento;
Tomar decisões mais assertivas para reduzir custos, melhorar margem e aumentar a lucratividade.
A Track BPO te ajuda a ter clareza sobre tudo isso!
Aqui na Track, além de executarmos toda a rotina financeira do seu negócio, como contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária, também elaboramos, mensalmente, um relatório gerencial que te mostrará toda a sua estrutura de receitas, custos e despesas.
Esse relatório traz uma visão clara da performance financeira da sua pequena e média empresa, para que você tome decisões baseadas em dados, e não em achismos.
Quer entender como isso funciona na prática? Fale com a gente!
